En un congreso, la zona de recepción es lo primero que ve cada asistente y el punto por el que pasan todos, sin excepción. Un cuello de botella aquí condiciona la percepción de todo el evento antes incluso de que empiece la primera ponencia. Así se planifica bien.
Ubicación y flujo de acceso
El desk de registro debe estar visible desde la entrada principal, con espacio suficiente delante para que se forme cola sin bloquear el paso a otras zonas del recinto. En congresos grandes, conviene prever varios puntos de registro en paralelo (por ejemplo, por inicial de apellido o por tipo de acreditación) para no concentrar todo el flujo en un único mostrador.
Mobiliario y montaje
Los mostradores de recepción suelen montarse con los mismos sistemas modulares que el resto del stand — Aluvision o Bematrix permiten integrar gráfica de marca directamente en el mostrador sin costuras visibles. Es importante prever espacio para ordenadores o tablets de acreditación, impresoras de badges si las hay, y almacenamiter para material impreso.
Señalética y wayfinding
Desde el desk de registro, el asistente debe poder orientarse hacia las salas de ponencias, la zona de pósters científicos (si el congreso los tiene) y las áreas de exposición comercial. La señalética debe montarse como parte del mismo proyecto, no como un añadido de última hora.
Errores habituales
- Un único punto de registro para un volumen de asistentes que lo desborda en los primeros 30 minutos.
- No prever toma eléctrica suficiente para equipos de acreditación digital.
- Ubicar el desk demasiado cerca de la puerta, generando aglomeración en la entrada misma del recinto.
Nuestro papel
Montamos la zona de recepción como parte integral del proyecto del congreso, coordinada con el resto del espacio — no como un elemento aislado. Si el congreso tiene picos de montaje muy ajustados, también reforzamos con montadores a jornada para tenerlo todo listo a tiempo.