Si es la primera vez que tu empresa expone en una feria, hay decisiones que hay que tomar semanas antes del evento, no la semana previa. Esta checklist cubre lo esencial en orden.
6-8 semanas antes
- Confirmar el tamaño y la ubicación del stand con la organización de la feria — la ubicación en el pabellón afecta mucho al tráfico de visitantes.
- Decidir el sistema constructivo: modular (octanorm, Aluvision, Bematrix) o madera a medida, según presupuesto y diseño.
- Encargar el diseño del stand a tu constructora o diseñador, con tiempo suficiente para producir la gráfica.
3-4 semanas antes
- Reservar el equipo de montaje y confirmar la ventana horaria asignada por el recinto.
- Preparar la documentación de PRL y seguro de responsabilidad civil — sin ella no se puede acceder al recinto con material o personal.
- Confirmar el mobiliario adicional: mostradores, sillas, pantallas, conexión eléctrica y wifi.
La última semana
- Confirmar horario exacto de montaje y quién recibe el material en el recinto.
- Si esperas mucho tráfico o coincide con otra feria en el calendario, valora reforzar con montadores a jornada solo para esos días.
- Revisar el plan de desmontaje: hora de salida, quién retira el material y plazos de penalización si te retrasas.
Errores típicos de un primer expositor
Los más habituales son subestimar el tiempo de montaje de estructuras a medida, no reservar refuerzo de personal si el calendario ferial está apretado, y dejar la documentación PRL para el último momento — es la causa más común de retrasos de acceso al recinto.